הנגשת מסמכי וורד

מעוניינים לדעת מהו תהליך של הנגשת מסמכי וורד? איך מנגישים מסמך ומה עלינו לוודא טרם שמירת הקובץ שברשותנו לקובץ PDF נגיש?

במאמר הבא אציג בפניכם את הנושאים המרכזיים שבאמצעותם תוכלו להנגיש את קובץ הוורד שברשותכם בצורה הטובה והמקיפה ביותר בהתאם לדרישות התקן.

ראשית חשוב להבין מה הכוונה בהנגשת מסמכי וורד? עבור מי אנחנו מנגישים את הקבצים ומדוע אנו מחויבים לעשות זאת.

הנגשת מסמכים הופכת את המסמכים שברשותנו או המסמכים שאנו מעוניינים לפרסם לקהל הרחב שיהיו ניתנים לשימוש בקרב למספר הרבה ביותר של משתמשים. בעת הנגשת המסמך אנו עוברים עליו בצורה ממוקדת, מתייגים את המידע המופיע בו וכך מתאימים אותו למשתמשים רבים, עם מוגבלות וללא מוגבלות. במסמך נגיש קל יותר להבין את המידע הכתוב בו, קל יותר לנווט בו ולשתף אותו במגוון רחב של פלטפורמות.

במסגרת תוכנת הוורד ישנן אפשרויות רבות העומדות לרשותנו בתהליך הנגשת המסמך ולכן יש ליישם את כל הקריטריונים המופיעים בתקנות הנגישות המתייחסות למסמכים ולתוכן באתרי אינטרנט.

תכננו מסמך נגיש כבר מתחילת הדרך.

האפשרות הנכונה ביותר היא יצירה של תבנית נגישה שבאמצעותו תשתמשו בעת הכנת מסמכי וורד ושמירת כקובץ PDF. תבנית נגישה תאפשר לכם לשמור על אחידות במסמך, תיוגים מתאימים ונראות ברורה למשתמשים שונים ומגוונים.

הנגשת מסמכי וורד הינה חובה חוקית וחברתית

במסגרת תקנה 35 שפורסמה בתקנות לשוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות מגדירה בצורה ברורה כי כל מסמך PDF או מסמך וורד חייב להיות נגישים.

הכלל הוא שכל מסמך שהוכן החל מתאריך 26 לאוקטובר 2017 חייב להיות נגיש בהתאם לדרישות התקן. עם זאת, ישנם מקרים שמסמכים שהוכנו לפני תאריך זה מחויבים לעבור תהליך הנגשה, לדוגמה: טפסים שנועדו למילוי באמצעות המחשב או מסמכים המכילים הסבר אודות אופן מילוי טופס כזה אחר.

הנושאים המרכזיים שיש לוודא בעת הנגשת מסמכי וורד

במסגרת נושא זה, אפרט לכם אודות הקריטריונים המרכזיים שיש ליישם בעת הנגשת מסמכי וורד והתאמתם לאנשים עם מוגבלות המסתייעים באמצעות טכנולוגיות מסייעות.

שימוש בפונט נגיש

ישנם מגוון רחב של פונטים יפים ומיוחדים אשר ניתן להשתמש בהם במסגרת תוכנת הוורד. בעת הנגשת מסמכי וורד יש להשתמש אך ורק בפונטים נגישים וברורים לאנשים עם מוגבלות בראיה (לדוגמה). שימוש בפונטים מחוברים, פונט כתב יד או פונטים שהאותיות בהם צמודות ואינם מובנות עלולים להוות מכשול למשתמש בהבנת המידע הכתוב במסמך. יש לבחון כל פונט לגופו ולוודא כי הפונט שאתם משתמשים בו אכן ברור ומובן לקהל הרחב ביותר.

דוגמה לפונטים נגישים הניתנים לשימוש במסגרת תוכנת הוורד:

• פונט מרים MIRIAM
• פונט אריאל ARIAL
• פונט טהומה TAHOMA
• פונט ורדנה VARDENA

מלבד בחירת הפונט המתאים עבור המסמך שלכם, יש לוודא כי אתם לא משתמשים בפונט בגודל פחות מ-10 נקודות.

השתמשו בשפה פשוטה וברורה ככל שניתן

ישנם מקרים רבים שאנשי תוכן המכינים מסמכי וורד או מעלים תוכן לאתר אינטרנט משתמשים בשפה מורכבת, הכוללת קיצורים או שימוש באייקונים שאינם ברורים למשתמש. במצבים הללו אנשים עם מוגבלות אינם יכולים להבין מה כתוב במסמך וכך נמנעת מהם האפשרות להבין את המידע, לרכוש את השירות או להשתמש במסמך בהתאם לצרכיהם.

בעת הכנת מסמכי וורד יש לוודא כי המידע שאנו כותבים בו נגיש, פשוט וקל להבנה וככה רוב המשתמשים שיקבלו לידיהם את המסמך שייצרנו יוכלו להבין מה כתוב בו.

מה לא מומלץ לעשות במסגרת מסמך וורד:

• אל תשתמשו בקיצורים במסגרת התוכן שבמסמך.
• אל תשתמשו באימוג'ים או באייקונים מסוימים במסגרת המסמך.
• אל תשתמשו ביותר משפה אחת במסגרת המסמך (ככל שניתן).
• אל תשתמשו בסוגים שונים של גופנים במסגרת המסמך.

שימוש בגודל וסגנון פונט מתאים למסמך שברשותכם

כבר הזכרתי את זה בנושא הראשון אך ברצוני להדגיש זאת שנית, הימנעו להשתמש בפונטים בגודל הקטן מ-10 נקודות. בעת שימוש בפונט בגודל קטן אנשים עם לקות ראיה אינה יוכלו לקרוא/להבין את המידע שכתבתם במסגרת המסמך.

ברצונכם להדגיש מידע מסוים במסגרת המסמך? תדגישו את הטקסט ואל תשתמשו בקו תחתון שמטרתו העיקרית היא סימול קישורים.

שימוש בכותרות בסדר היררכי

בכל מסמך שיש בו תוכן רב או שהוא כולל פסקאות יש ליישם כותרות מתאימות למידע המופיע בו. הכותרות חייבות להיות מתויגות בצורה מתאימה, בסדר היררכי תקין ובגודל רלוונטי, מהכותרת הגדולה ברמת התיוג הגבוהה ביותר וכן הלאה.

באמצעות תיוג מידע מסוים ככותרת, אתה יוצר מבנה תקין במסגרת המסמך שלך שייקרא וישמע נכון על ידי טכנולוגיה מסייעת ויהפוך את המסמך לשמיש ומובן יותר עבור משתמשים רבים.

דבר נוסף שחשוב לדעת זה שבעת שימוש תקין בכותרות מפורטות במסגרת המסמך, תוכלו ליצור תוכן עניינים איכותי ומדויק שיעניק למשתמשים ולקוראי המסמך שלכם לנווט בקלות ובמהירות במידע המופיע בו. שימוש בתוכן עניינים הינו מסדר את המסמך ככה שאדם שקשה לו להתמצא במסמך מסוים יוכל לנווט ולדלג למידע המתאים ביותר עבורו.

שימוש בניגוד חזותי מתאים בין צבע הטקסט לרקע

במידה והחלטתם להשתמש בצבע אחר (מלבד שחור ולבן) יש לוודא כי יחס הקונטרסט נשמר ואכן המידע המופיע במסמך הינו בולט וברור. ההמלצה היא שבמידה והחלטתם להשתמש בצבע אחר כדאי לדאוג שיהיה שינוי חזותי נוסף כגון הדגשה או הגדלה של הטקסט הצבוע.

השתמש בסגנון מתאים למידע הכתוב בתוכן המסמך.

בסרגל הכלים של הוורד (המופיע בחלקה העליון של התוכנה) ישנם כלים רבים העמודים לרשותכם בעת יצירה או הנגשת מסמך וורד. יש להשתמש בכלים הללו בהתאם למידע שאתם מזינים למסמך.

לדוגמה:

1. מידע המופיע כרשימה של נושאים יש לתייג כרשימה.
2. מידע המופיע כרשימה לפי סדר או שלבים מסוימים יש לתייג כרשימה ממוספרת.
3. הגדרת כיוון שפה לתוכן המופיע במסמך.
4. שינוי צבע, הוספת קו תחתון, הדגשה או קו נטוי באמצעות הכפתורים המתאימים המופיעים בסרגל.

הוספת טקסט חלופי במסגרת אובייקטים ויזואליים

כל תמונה, גרף או מידע ויזואלי חייב לכלול טקסט חלופי. טקסט חלופי חייב להכיל תיאור מדויק של מהי התמונה או האובייקט המוצג כך שהטכנולוגיה המסייעת של המשתמש תוכל להעביר את המידע בצורה הטובה והמתאימה למשתמש.

מה כדאי להוסיף במסגרת הטקסט החלופי?

ראשית, יש להבין מה מטרת התמונה ומה המשתמש אמור לשמוע כדי להבין את המידע המופיע בה בצורה הטובה ביותר.

למקרה שהתמונה מציגה אדם מסוים יש לציין את שמו בצורה ברורה ותקינה.

שנית, נסו לא להשתמש בצמד המילים "תמונה של.." הסיבה היא שאדם המסתייע בקורא מסך כבר שומע שמדובר בתמונה ואין צורך להוסיף את המידע הזה במסגרת הטקסט האלטרנטיבי.

איך מוסיפים טקסט חלופי לתמונה?

1. בחרו את התמונה המיועדת, לחצו על הכפתור הימיני בעכבר ובחרו הוספת טקסט אלטרנטיבי לתמונה במסגרת התפריט הנפתח.
2. וודאו מה מופיע בתמונה והזינו את המידע בצורה טקסטואלית בחלון הנפתח בצד המסך.
3. סגרו החלון והמידע ישמר בצורה אוטומטית במסגרת האובייקט המטופל.

הוספת קישור במסגרת המסמך

מטרתו העיקרית של הקישור היא להעביר את המשתמש לקובץ או ליעד אינטרנטי אחר בעת לחיצה. התקן מחייב יצירת הסבר מפורט שבאמצעותו המשתמש יוכל לדעת בדיוק לאן הוא עובר בעת לחיצה על הקישור. ישנם קישורים רבים הכוללים את צמד המילים: "קרא עוד", "למאמר המלא" וכן הלאה. שימוש בתוכן זה במסגרת הקישור הוא אינו תקין ואף עלול לגרום לחוסר הבנה מצד המשתמש שלא ידע בדיוק לאן הוא מגיע בעת לחיצה עליו. החלטתם להשתמש בקישור במסגרת מסמך הוורד? וודאו כי הקישור כתוב בצורה מלאה, מפורטת וברורה למשתמש.

איך מוסיפים קישור במסגרת מסמך?

1. סמן את הטקסט הרלוונטי שצריך להפוך לקישור.
2. יש ללחוץ על אפשרות הוספה המופיעה בסרגל הכלים ולחפש אחר המילה קישור (מופיע באמצעות אייקון של שתי אליפסות אחת בתוך השנייה).
3. יש לרשום את כתובת היעד בשדה המופיע בחלקו התחתון של החלון הנפתח.
4. יש ללחוץ על כפתור "תיאור מסך" ולפרט מה מטרת הקישור. לדוגמה: "מעבר לאתר העירייה לצורך ביצוע תשלום הארנונה".

שימוש בטבלה

חשוב להבין כי הדעה הרווחת היא לא להשתמש בטבלה אלא במידה ואנו חייבים בכך. בטבלה יש להציג מידע השוואתי או מידע רלוונטי שיכול להיות מפורסם אך ורק באמצעות טבלה המכילה עמודות ושורות רלוונטיות.

איך ניתן ליצור טבלה באמצעות הכלים של וורד

1. בכדי ליצור טבלה יש ללחוץ על המילה הוספה בתפריט העליון.
2. לאחר מכן יש לבחור את מבנה הטבלה שאנו רוצים להוסיף למסמך.
3. יש להוסיף את המידע הרלוונטי במסגרת התאים בטבלה (העליונים והמרכזיים בטבלה).
4. לאחר שהוספנו את המידע הרלוונטי יש לסמן את השורה העליונה (ראשי העמודות בטבלה), ללחוץ כפתור ימיני ולאחר מכן מאפייני הטבלה.
5. יש לבחור את הסימנייה שורה וללחוץ על האפשרות – חזור כשורת כותרת בראש כל עמוד.
6. לאחר שעברנו ווידאנו כי המסמך שהכנו בתוכנת הוורד אכן נגיש ועו

שמירת מסמך וורד

לאחר שעברנו ווידאנו כי המסמך שהכנו בתוכנת הוורד אכן נגיש ועומד בדרישות התקן יש לשמור אותו תחת שם קובץ מתאים למידע המופיע במסמך.
זכרו, שם הקובץ של המסמך זהו המידע הראשון שהמשתמש המסתייע באמצעות קורא מסך שומע בעת לחיצה עליו ולכן יש לוודא כי המידע אכן מפורט וברור בהתאם לתוכן המופיע במסמך.

חשוב להדגיש כי מדובר בקריטריונים המרכזיים המתייחסים להנגשת מסמכי וורד וכי יש לוודא וליישם את כל הקריטריונים המופיעים בדרישות תקן ישראלי 5568 המתייחס לנושא הנגשת מסמכים ותוכן.