הנגשת קבצי PDF

מהו בעצם קובץ PDF נגיש?

קובץ PDF נגיש הוא קובץ הניתן לקריאה ולהבנה על ידי משתמשים עם מוגבלויות שונות.  משתמשים עם מוגבלות יכולים לקרוא ולהבין את המידע שרשום בקובץ בצורה הטובה והמתאימה ביותר עבורם. הנגשת קובץ PDF מתבצעת בעיקר עבור משתמשים עם לקויות ראייה המשתמשים בטכנולוגיה מסייעות שונות כגון תוכנה להקראת מסך או תוכנה להדפסת כתב ברייל. ברגע שהקובץ PDF שאתם מספקים לקהל הרחב נגיש ככה אתם מבטיחים כי אותם משתמשים יכולים גם לקרוא את המידע שכתוב בו גם במחשב השולחני וגם בטלפון הסלולרי החכם.

מה הסיבה שחברות רבות בוחרות להנגיש את קבצי ה-PDF שלהם?

כפי שציינתי בפסקה הקודמת, קובץ PDF הוא קובץ סגור שאינו ניתן לעריכה באמצעות הוורד או הכתבן וכדי לערוך ולבצע את ההתאמות הנדרשות יש צורך בידע מקיף ושימוש בתוכנות ייחודיות היודעות לערוך ולגשת לתגיות, לתמונות או לכל המידע שאינו נגיש לצורך תיקונו.

ישנן חברות גדולות ותאגידים ציבוריים אשר לא מעוניינים (ולעיתים קרובות אף אין ברשותם כלל) להשתמש בקבצי וורד הניתנים לשינוי ועריכה קלה עקב המצב האפשרי שאדם המקבל את הקובץ בתצורה פתוחה (לדוגמה כקובץ DOCX) הוא יכול לבצע בו שינויים ואף להסיר תוכן חשוב העלול להיות חלק בלתי נפרד מסמך.

בעת שאותן חברות שולחות את הקובץ בתצורת PDF הן יודעות שאופן השינוי והעריכה הוא מוגבל וכי כל שינוי מתועד בתכונות החדישות המאפשרות הנגשת קבצי PDF.

בסופו של תהליך הנגשת הקובץ PDF אנו מבצעים השוואה בין הקובץ החדש שנוצר לקובץ הישן כדי לוודא כי אכן לא בוצעו בתוכן הקובץ אלא רק בתגיות או במבנה שלו לצורך התאמתו לטכנולוגיות המסייעות השונות.

איך הופכים מסמך לקובץ PDF  נגיש?

כדי שתכינו מראש מסמך שהוא גם יהיה נגיש וגם יהיה בתצורת PDF יש לטפל במגוון נושאים בעת הכנת המסמך או העריכה שלו.

ההתייחסות שלכם מבחינת הנגשת המסמכים או המסמך עצמו חייבת להתבצע ברמת התוכן ובמבנה של המסמך.

ממליץ לכם לעבור על המדריך שהכנתי המתייחס להנגשת מסמכים ולשמירתם בתצורת PDF  נגיש, למעבר לעמוד המדריך : מדריך מקוצר להנגשת מסמכים.

להלן נושאים שאני ממליץ ליישם בקובץ שלכם כדי להפוך אותו נגיש:

הוספת תגיות מתאימות במסגרת מסמך ה-PDF שלכם

מטרתם העיקרית של אותן תגיות היא בעצם להציג לטכנולוגיה המסייעת היכן המשתמש נמצא ומהו התוכן שהוא הולך להיחשף אליו באמצעות הקורא מסך לדוגמה. במידה והמשתמש נמצא בחלק העליון, המרכזי או התחתון הוא ידע על כך ואפשרות הניווט שלו בתוכן תהיה קלה ומהירה יותר והכי חשוב מתאימה ביותר עבורו ואודות המידע שאותו הוא מחפש.

השתמש בתוכן חיי ולא בתמונה המוטמע עליה תוכן

מקרה נוסף שאני מזהה הוא שאנשים בעצם סורקים מסמכים ומעלים אותם לאתר האינטרנט שלהם. בעת שמבצעים סריקה של המסמך התוכן שלו הופך לקובץ תמונה וכל המידע שכתוב בו אינו נגיש לאנשים עם מוגבלות המסתייעים בעזרת טכנולוגיות מסייעות שונות.

זכרו בכל מצב שאתם מוסיפים תוכן במסמך או בקובץ PDF שלכם התוכן חייב להיות קריא ונגיש.

הוספת טקסט אלטרנטיבי לכל תמונה או אלמנט ויזואלי הקיים במסמך PDF

אתם רוצים שהקובץ שלכם יהיה יפה ומעוצב? גם לזה יש פתרון. החלטתם להוסיף תמונה או עיצוב מסוים לקובץ שלכם? זכרו שעליכם להוסיף לו טקסט אלטרנטיבי מתאים המסביר בצורה מפורטת ומקיפה מה מטרת התמונה. האם מדובר בתמונה דקורטיבית שאינה מעבירה מסר? מעולה! סמנו אותה כתמונה לדקורציה בלבד. במידה ומדובר בתמונה מרכזית בעל מסר למשתמש הוסיפו לה טקסט אלטרנטיבי ALT המסביר בצורה מפורטת מה מטרת התמונה.

השתמש בתוכן עניינים נגיש (במסמכים ארוכים המכילים מידע רב)

השימוש בתוכן עניינים מקל בצורה משמעותית את השימוש במסמך גם לאנשים עם מוגבלות וגם לאנשים ללא מוגבלות. ברגע שאתם מכינים את הקובץ בצורה מסודרת והיררכית, להכין תוכן עניינים לוקח כמה שניות בודדות שהופכות את הקובץ שלכם לנגיש, ברור וקריא לכולם.

שימוש בכותרות מתאימות התאם לסדר הופעתם במסמך

אחד הנושאים המרכזיים בעת השימוש בתוכנה להקראת מסך או בעת ניווט באמצעות המקלדת הוא השימוש בתגית מתאימה לכל כותרת המופיעה במסמך. סדר הכותרות חייב להתבצע בצורה היררכית בהתאם לחשיבות המידע המופיע בה. לדוגמה כותרת H1 תופיע תמיד פעם אחת במסמך והיא תהיה הכותרת המרכזית שתכלול בתוכה את המידע הברור ביותר בנוגע למסמך.

מה קורה שהמסמך שיש לכם כבר שמור כקובץ PDF?

ברגע שהמסמך שברשותכם שמור בתצורת PDF יש כלים מיוחדים ומקצועיים שיאפשרו לנו לבצע את התאמות הנדרשות בקובץ באמצעות תגיות שעוזרות למשתמשים שלכם להבין מה מטרת המידע, הכותרות, התמונות או כל נושא אחר הנמצא במסמך.

ככלל, יש לבצע תהליך של הנגשת קובץ PDF בצורה מקיפה ומלאה ולוודא כי אכן הקובץ נגיש לאנשים עם מוגבלות. לאחר הנגשת הקובץ אנו מבצעים בדיקה מקיפה הכוללת את אופן הניווט באמצעות המקלדת במסגרת ואת השימוש בתוכנה להקראת מסך שמטרתה להשמיע למשתמש בצורה ברורה את המידע הכתוב המופיע במסמך.

האם ניתן להנגיש כל קובץ PDF?

התשובה לשאלה זו היא מעט בעייתית בגלל שישנם קבצים הבנויים בצורה מאוד מורכבת ומסורבלת שגם אם נבצע בהם את כל ההתאמות הנדרשות הם עדיין לא יהיו נגישים בצורה מלאה לטכנולוגיות המסייעות השונות. מלבד מבנה המסמך, גם התוכן הכתוב בו חייב להיות ברור, מפורט וללא תווים או קיצורים מיוחדים המקשים על התוכנות השונות להנגיש את המידע למשתמש.

האם ניתן להנגיש קובץ סרוק השמור בתצורת PDF?

שאלה שנשאלת לא מעט ולכן היה חשוב לי לצרף תשובה מקצועית בנושא. קבצים סרוקים או קבצי תמונה המכילים טקסט רב אינם ניתנים להנגשה כפי שהם. ישנם כלים ייחודיים המאפשרים המרה של הטקסט הקיים בתמונה והוספת שכבה המכילה את אותו הטקסט כלומר הטקסט עצמו הופך להיות זמין לקורא מסך ממש כמו טקסט רגיל והמשתמש המסתייע באמצעות קורא מסך או טכנולוגיות מסייעות אחרות אכן יכול לקרוא ולהבין מה כתוב בו. לרוב הוספת שכבת טקסט זו אינה נראת מבחינה ויזואלית ומשתמש אשר אינו מסתייע בקורא מסך לא יוכל באמת להבחין בשינוי. חשוב לציין שאותם מנגנונים להוספת שכבת טקסט אינם עובדים בצורה מלאה ויתכנו שינויים בתוכן עצמו הקיים כלומר לאחר תהליך של הוספת שכבה יש לעבור על התוכן ולוודא שהתוכנה אכן זיהתה כמו שצריך את כל המידע הכתוב בקובץ והפכה אותו לתוכן קריא וזמין. התוכן חייב להיות זהה לחלוטין למידע הקיים על גבי הקובץ הסרוק.

זה נכון שקובץ סרוק דורש עבודה ומיומנות רבה יותר אך זה משהו שבהחלט ניתן לביצוע. ההמלצה שלי היא לבקש מהחברה שתעביר את הקובץ הספציפי שהוא נשמר מוורד או בתצורה וורד וככה תוכלו להימנע ממקרים שהקובץ סרוק, במידה ואין אפשרות לקבל את הקובץ כפי שהזכרתי קודם יש לבצע הוספת שכבת טקסט, לעבור על כל המידע הקיים בו (לוודא שאכן הכל זהה לחלוטין) ולאחר מכן להנגיש את המידע בהתאם לדרישות התקן.

האם אדם שאינו משתמש בטכנולוגיה מסייעת יראה שינוי בקובץ לאחר הנגשתו?

לרוב לא מתבצע שינוי ויזואלי בקובץ עצמו אלא השינוי מתבצע באמצעות תגיות המולבשות על כל אזור ואזור במסמך ולכן אדם שאינו משתמש בטכנולוגיה מסייעת כגון תוכנה להקראת מסך לא יוכל לראות את השינויים או התאמות הנגישות שבוצעו בקובץ.