הנגשת קבצי PDF

מהו קובץ PDF ולמה הוא משמש?

קבצים בתצורת PDF הם קבצי המסמכים הנפוצים והשימושיים ביותר בקרב חברות גדולות, חברות ציבוריות, חברות ביטוח, בנקים ועוד. במסגרת קובץ PDF ניתן להשתמש בטקסט, כותרות, קישורים לחיצים, טבלאות, תמונות, עיצובים גרפיים ועוד. התמיכה של קובץ PDF היא מדהימה גם בקרב מחשבים נייחים, ניידים ומכשירים סלולריים חכמים מכל הדגמים וכל הסוגים.

לקובץ PDF ישנם מגוון רחב של שימושים, בניהם:

  1. קבצים למילוי מידע לצורך קבלת פרטים אישיים של הלקוח.
  2. פרסום מידע ודוחות כספיים של החברה.
  3. הפצת מדריכים או מידע חשוב למשתמשים השונים בארץ ובעולם.
  4. פרסום חוקים ותקנות.
  5. פרסום סיכומי ישיבה.
  6. חוזים שונים ומגוונים בין נותן השירות למקבלי השירות.
 

גם אם אתה מנהל עסק קטן או חברה גדולה זה דיי ברור שנחשפת לא מעט פעמים לקבצים בתצורת PDF. תדפיסי חשבונות, הפקת חשבוניות ללקוח, תקנונים, הצהרות שונות ועוד הם רק חלק קטן מסוגי קבצי ה-PDF השימושיים במשק בארץ ובעולם.

לאורך השנים אנו מזהים שיפור בנראות ובמבנה הקבצים המופיעים בתצורת PDF גם מבחינת חווית המשתמש וגם מבחינת הנגישות שלהם לאנשים עם מוגבלות מה שהופך אותם לקבצים הנפוצים ביותר ברשת האינטרנט.

מדוע השימוש בקובץ מסוג PDF הוא כה פופולרי?

לצורך מענה על השאלה, אציין שני נושאים חשובים המהווים יתרון מרכזי בשימוש בקובץ PDF.

תאימות הקובץ למגוון רחב של פלטפורמות

ניתן לפתוח קבצי PDF ולראות אותם כמעט בכל מחשב, טלפון סלולרי, מערכת הפעלה ובכל תוכנה לקריאת וסריקה מהירה של מידע הכתוב בקובץ לקריאה.

הרי שאתם מנפיקים מסמך או קובץ מסוים אתם רוצים שכל מי שיקבל אותו יוכל לקרוא אותו, בכל מקום ובכל זמן. הנראות, התאימות והמבנה של קובץ PDF מעניק לכם את כל היתרונות המרכזיים בתמיכה מלאה לכל הפלטפורמות הנפוצות היום.

קובץ סגור שאינו ניתן לעריכה בקלות

כמה פעמים הנפקתם ושלחתם הצעת מחיר ופחדתם שאותו לקוח יערוך את ההצעה וישנה אותה, או לדוגמה הכנתם מדריך מקיף שהשקעתם בו המון זמן ומאמץ ואתם לא רוצים שמישהו יעתיק אותו? זה נכון שגם קבצי PDF אפשר להעתיק (באמצעות תוכנות וכלים מיוחדים) אך זה דורש ידע טכני ושימוש בתוכנות שונות ומגוונות המצריכות לא מעט זמן התעסקות ולמידה. ברגע שאתם מנפיקים קובץ בתצורת PDF אתם יכולים להיות דיי בטוחים שלא יתבצע במבנה ובתוכן שלו שינוי מהותי.

מהו בעצם קובץ PDF נגיש?

קובץ PDF נגיש הוא קובץ הניתן לקריאה ולהבנה על ידי משתמשים עם מוגבלויות שונות.  משתמשים עם מוגבלות יכולים לקרוא ולהבין את המידע שרשום בקובץ בצורה הטובה והמתאימה ביותר עבורם. הנגשת קובץ PDF מתבצעת בעיקר עבור משתמשים עם לקויות ראייה המשתמשים בטכנולוגיה מסייעות שונות כגון תוכנה להקראת מסך או תוכנה להדפסת כתב ברייל. ברגע שהקובץ PDF שאתם מספקים לקהל הרחב נגיש ככה אתם מבטיחים כי אותם משתמשים יכולים גם לקרוא את המידע שכתוב בו גם במחשב השולחני וגם בטלפון הסלולרי החכם.

מה הסיבה שחברות רבות בוחרות להנגיש את קבצי ה-PDF שלהם?

כפי שציינתי בפסקה הקודמת, קובץ PDF הוא קובץ סגור שאינו ניתן לעריכה באמצעות הוורד או הכתבן וכדי לערוך ולבצע את ההתאמות הנדרשות יש צורך בידע מקיף ושימוש בתוכנות ייחודיות היודעות לערוך ולגשת לתגיות, לתמונות או לכל המידע שאינו נגיש לצורך תיקונו.

ישנן חברות גדולות ותאגידים ציבוריים אשר לא מעוניינים (ולעיתים קרובות אף אין ברשותם כלל) להשתמש בקבצי וורד הניתנים לשינוי ועריכה קלה עקב המצב האפשרי שאדם המקבל את הקובץ בתצורה פתוחה (לדוגמה כקובץ DOCX) הוא יכול לבצע בו שינויים ואף להסיר תוכן חשוב העלול להיות חלק בלתי נפרד מסמך.

בעת שאותן חברות שולחות את הקובץ בתצורת PDF הן יודעות שאופן השינוי והעריכה הוא מוגבל וכי כל שינוי מתועד בתכונות החדישות המאפשרות הנגשת קבצי PDF.

בסופו של תהליך הנגשת הקובץ PDF אנו מבצעים השוואה בין הקובץ החדש שנוצר לקובץ הישן כדי לוודא כי אכן לא בוצעו בתוכן הקובץ אלא רק בתגיות או במבנה שלו לצורך התאמתו לטכנולוגיות המסייעות השונות.

איך הופכים מסמך לקובץ PDF  נגיש?

כדי שתכינו מראש מסמך שהוא גם יהיה נגיש וגם יהיה בתצורת PDF יש לטפל במגוון נושאים בעת הכנת המסמך או העריכה שלו.

ההתייחסות שלכם מבחינת הנגשת המסמכים או המסמך עצמו חייבת להתבצע ברמת התוכן ובמבנה של המסמך.

ממליץ לכם לעבור על המדריך שהכנתי המתייחס להנגשת מסמכים ולשמירתם בתצורת PDF  נגיש, למעבר לעמוד המדריך : מדריך מקוצר להנגשת מסמכים.

להלן נושאים שאני ממליץ ליישם בקובץ שלכם כדי להפוך אותו נגיש:

הוספת תגיות מתאימות במסגרת מסמך ה-PDF שלכם

מטרתם העיקרית של אותן תגיות היא בעצם להציג לטכנולוגיה המסייעת היכן המשתמש נמצא ומהו התוכן שהוא הולך להיחשף אליו באמצעות הקורא מסך לדוגמה. במידה והמשתמש נמצא בחלק העליון, המרכזי או התחתון הוא ידע על כך ואפשרות הניווט שלו בתוכן תהיה קלה ומהירה יותר והכי חשוב מתאימה ביותר עבורו ואודות המידע שאותו הוא מחפש.

השתמש בתוכן חיי ולא בתמונה המוטמע עליה תוכן

אחד הנושאים המרכזיים והחשובים שאנשים רבים טועים בהם זה אופן השימוש בטקסט מסוים במסגרת מסמך או תמונה. לעיתים קרובות אני מזהה מסמכים רבים המכילים תמונות שעליהן מוטמע תוכן כתוב שאינו נגיש לקורא מסך. ברגע שאותו תוכן אינו נגיש לקורא מסך המשתמש העיוור אינו יכול לדעת מהו התוכן והאם המידע רלוונטי עבורו או לא. בעת שימוש בטקסט חיי אתם בעצם מנגישים את המידע לטכנולוגיות המסייעות השונות וכך המשתמש יוכל להבין ולדעת בדיוק מה כתוב באותו מסך.

מקרה נוסף שאני מזהה הוא שאנשים בעצם סורקים מסמכים ומעלים אותם לאתר האינטרנט שלהם. בעת שמבצעים סריקה של המסמך התוכן שלו הופך לקובץ תמונה וכל המידע שכתוב בו אינו נגיש לאנשים עם מוגבלות המסתייעים בעזרת טכנולוגיות מסייעות שונות.

זכרו בכל מצב שאתם מוסיפים תוכן במסמך או בקובץ PDF שלכם התוכן חייב להיות קריא ונגיש.

הוספת טקסט אלטרנטיבי לכל תמונה או אלמנט ויזואלי הקיים במסמך PDF

אתם רוצים שהקובץ שלכם יהיה יפה ומעוצב? גם לזה יש פתרון. החלטתם להוסיף תמונה או עיצוב מסוים לקובץ שלכם? זכרו שעליכם להוסיף לו טקסט אלטרנטיבי מתאים המסביר בצורה מפורטת ומקיפה מה מטרת התמונה. האם מדובר בתמונה דקורטיבית שאינה מעבירה מסר? מעולה! סמנו אותה כתמונה לדקורציה בלבד. במידה ומדובר בתמונה מרכזית בעל מסר למשתמש הוסיפו לה טקסט אלטרנטיבי ALT המסביר בצורה מפורטת מה מטרת התמונה.

השתמש בתוכן עניינים נגיש (במסמכים ארוכים המכילים מידע רב)

השימוש בתוכן עניינים מקל בצורה משמעותית את השימוש במסמך גם לאנשים עם מוגבלות וגם לאנשים ללא מוגבלות. ברגע שאתם מכינים את הקובץ בצורה מסודרת והיררכית, להכין תוכן עניינים לוקח כמה שניות בודדות שהופכות את הקובץ שלכם לנגיש, ברור וקריא לכולם.

שימוש בכותרות מתאימות התאם לסדר הופעתם במסמך

אחד הנושאים המרכזיים בעת השימוש בתוכנה להקראת מסך או בעת ניווט באמצעות המקלדת הוא השימוש בתגית מתאימה לכל כותרת המופיעה במסמך. סדר הכותרות חייב להתבצע בצורה היררכית בהתאם לחשיבות המידע המופיע בה. לדוגמה כותרת H1 תופיע תמיד פעם אחת במסמך והיא תהיה הכותרת המרכזית שתכלול בתוכה את המידע הברור ביותר בנוגע למסמך.

מה קורה שהמסמך שיש לכם כבר שמור כקובץ PDF?

ברגע שהמסמך שברשותכם שמור בתצורת PDF יש כלים מיוחדים ומקצועיים שיאפשרו לנו לבצע את התאמות הנדרשות בקובץ באמצעות תגיות שעוזרות למשתמשים שלכם להבין מה מטרת המידע, הכותרות, התמונות או כל נושא אחר הנמצא במסמך.

ככלל, יש לבצע תהליך של הנגשת קובץ PDF בצורה מקיפה ומלאה ולוודא כי אכן הקובץ נגיש לאנשים עם מוגבלות. לאחר הנגשת הקובץ אנו מבצעים בדיקה מקיפה הכוללת את אופן הניווט באמצעות המקלדת במסגרת ואת השימוש בתוכנה להקראת מסך שמטרתה להשמיע למשתמש בצורה ברורה את המידע הכתוב המופיע במסמך.

האם ניתן להנגיש כל קובץ PDF?

התשובה לשאלה זו היא מעט בעייתית בגלל שישנם קבצים הבנויים בצורה מאוד מורכבת ומסורבלת שגם אם נבצע בהם את כל ההתאמות הנדרשות הם עדיין לא יהיו נגישים בצורה מלאה לטכנולוגיות המסייעות השונות. מלבד מבנה המסמך, גם התוכן הכתוב בו חייב להיות ברור, מפורט וללא תווים או קיצורים מיוחדים המקשים על התוכנות השונות להנגיש את המידע למשתמש.

האם ניתן להנגיש קובץ סרוק השמור בתצורת PDF?

קובץ סרוק לרוב נשמר כתמונה ואין אפשרות לגשת לתוכן הקיים בו. מכיוון שמדובר בתמונה שהתוכנה אינה מזהה אותה כטקסט, לא ניתן לבצע את בה את הנגשת המידע המכיל כותרות, תוכן או אלמנטים שונים. קובץ סרוק אינו נגיש ולא ניתן לבצע בו את ההתאמות הנדרשות ולכן הכלל הוא לא להשתמש בקבצים סרוקים ותמיד לדרוש ממי ששלח לכם את הקובץ שיעביר לכם כקובץ WORD או כקובץ PDF הניתן לקריאה באמצעות התוכנה להקראת מסך.

האם אדם שאינו משתמש בטכנולוגיה מסייעת יראה שינוי בקובץ לאחר הנגשתו?

לרוב לא מתבצע שינוי ויזואלי בקובץ עצמו אלא השינוי מתבצע באמצעות תגיות המולבשות על כל אזור ואזור במסמך ולכן אדם שאינו משתמש בטכנולוגיה מסייעת כגון תוכנה להקראת מסך לא יוכל לראות את השינויים או התאמות הנגישות שבוצעו בקובץ.

צוות WEB-A הוא הצוות המוביל בישראל בכל נושאי הנגישות הדיגיטלית

במסגרת שירותינו, אנו מציעים הנגשת מסמכים ותוכן בקבצים מסוגים שונים, כגון:

  1. הנגשת קבצי PDF.
  2. הנגשת קבצי WORD.
  3. הנגשת תוכן באתרי אינטרנט.
  4. הנגשת מצגות.
  5. הנגשת חומרים פרסומיים.
  6. ביצוע התאמות נגישות לפוסטים המפורסמים ברשתות החברתיות.
  7. הנגשת סרטוני וידאו.

מעוניינים לקבל הצעת מחיר בנושא הנגשת קבצי PDF?