ממונה הגנת המידע DPO

האם חייבים להכשיר ממונה הגנת המידע DPO בארגון או שאפשר גם לרכוש את שירותיו של DPO חיצוני?

בעת שבוחרים בין  DPO בתוך הארגון ל DPO כיועץ חיצוני לחברה או לארגון, יש לשקלל מירב נושאים וסוגיות שעלולות להוות נקודות מרכזיות בביצוע שיקול מתון ומסודר. ארגונים רבים נוטים לחשוב רק על העלויות ולא על שיקולים של מקצועיות, ניסיון, גמישות ואובייקטיביות ביחס לארגון. בעוד ש-DPO מתוך הארגון עשוי להכיר היטב את המערכות והתרבות הארגונית, הוא מוגבל לניסיון ספציפי שנצבר בתוך הארגון עצמו ולעיתים אף מושפע ממנו. לעומת זאת ממונה הגנת המידע חיצוני לארגון (כיועץ מקצועי / פרילנסר). 

היועץ החיצוני לרוב מביא איתו גישה וראיה רחבה ומקצועית יותר, ניסיון ממגוון תחומים ויכולת לספק ליווי מדויק לפי צרכי הארגון, מבלי לייצר עלויות קבועות גבוהות ומורכבות. ההשוואה ביניהם מדגישה כי במציאות הדינמית של היום, בה ציות לרגולציות הופך לאתגר מתמשך, הפתרון של יועץ חיצוני לרוב מספק ערך מוסף מובהק – במיוחד לעסקים קטנים ובינוניים, אך גם לארגונים גדולים המחפשים חיסכון, יעילות ומקצועיות.

להלן טבלה המסכמת את ההבדל בין מינוי ממונה הגנת הפרטיות מתוך הארגון או מחוצה לו.

מה תפקידו של היועץ להגנת הפרטיות DPO?

שירותי DPO מקצועיים מבוססים על מתודולוגיה סדורה שמבטיחה מענה מקיף:

1. ניתוח פערים בנושא פרטיות וניהול מאגרי מידע מול דרישות החוק ותקנות הפרטיות – תפקידו העיקרי של ה- DPO זה להבין ולבחון את הפערים במצב הקיים למצב הדרוש בהתאם להוראות חוק הפרטיות ותיקון 13 לחוק.  בעת שהוא מזהה פעילות שאינו תואמת לדרישות המשפטיות והעסקיות של הארגון (בצד הפרטיות ואבטחת המידע במאגרים השונים), הוא צריך לדווח למנהלי הארגון ולרשות הגנת הפרטיות שתתחקר ותפקח בצורה מקיפה ומלאה.

    

2. הכנת מסמכים מקצועיים שכוללים כתיבת מסמכים ונהלים בתחום הפרטיות.
   ניסוח מדיניות פרטיות לפרסום באתר האינטרנט של החברה, בדיקת הפלטפורמות הדיגיטליות השונות של הארגון ומתן הנחיות טכניות ליישום ותפעול, בדיקה של אופן איסוף המידע, בדיקת אופן אחסון המידע וכו'.

    

3. הכנת מסמכי פרטיות DPA מול יועצים או חברות עסקיות המספקות שירותים שונים לארגון. לדוגמה חברות שיווק המפרסמות ומתפעלות את מאגרי הנתונים השונים של הארגון. ברגע שלארגון או חברה חיצונית יש גישה למידע או למאגר הנתונים של החברה, על הארגון להחתים אותם על מסמך מסודר שיסדיר את הפעילות שלהם מבחינת המידע ומאגרי המידע, לדוגמה שלא יסחרו במידע, שלא יעבירו אותו לצד ג', שלא יעשו בו שימוש לא חוקי ועוד.

    

4. הדרכות והכשרות מקצועיות בתחום הפרטיות: תפקיד חשוב ומשמעותי הוא מתן הכשרה והדרכה מסודרת לעובדים ולמנהלים בארגון. הדרכות כוללות כתיבת דוח נהלים מסודר למשתמשים במידע, כתיבת דוח נהלים להתקנים ניידים ועוד. נושא נוסף שחשוב לשים אליו לו זה שהם מנחים בצורה מסודרת את העובדים בארגון ומסבירים להם מה מותר לעשות ומה לא וכמובן כיצד ליישם זאת בפועל.

    

5. ביצוע בקרה ובדיקות פרטיות שוטפות בכל ממשקי הארגון: ביצוע מבדקים תקופתיים לווידוא שהארגון מבצע פעולות שתואמות לדרישות הפרטיות גם לאחר שינויים טכנולוגיים, רכישת שירות מחברות חיצוניות, רכישות תוכנות מקצועיות ועוד.

    

6. ממשק ישיר מול הרשויות השונות: טיפול בפניות מנהליות מהרשות להגנת הפרטיות, ניהול אירועי אבטחת מידע שונים ומגוונים, דיווח במקרה של דליפת מידע לגורמים עוינים, רישום או הודעה לרשות על מאגרי המידע השונים בארגון ועוד.

אם חשוב לכם לפעול בביטחון ולהגן על המידע החשוב שיש לכם על הלקוחות והמשתמשים בשירותים שלכם, עליכם לוודא שנושא הפרטיות הפך להיות חלק אינטגרלי בארגון שלכם וכל הנושאים מיושמים כנדרש במטרה לצמצם סיכונים עסקיים ומשפטיים לאורך זמן.

אנחנו מזמינים אתכם ליצור קשר עימנו עוד היום, ונבנה יחד תוכנית מסודרת שתשפר את רמת הפרטיות בארגון שלכם ותעניק לכם וללקוחות שלכם שקט נפשי לאורך זמן.