תכונת החיפוש והחלפה היא עוד כלי רב עוצמה שיכול לחסוך לך הרבה זמן ומאמץ בשינוי המסמך הקיים והתאמתו למידע החדש.
באמצעות כלי זה, ניתן לחפש מילים או ביטויים ספציפיים לאורך כל עמודי המסמך ולהחליף אותם במילים או ביטויים אחרים.
כדי להפעיל אפשרות זו, יש ללחוץ על המקשים Ctrl+H או ללחוץ על האפשרות "החלף" המופיעה כרטיסייה "בית" שבסרגל הכלים העליון שבתוכנת WORD.
לאחר פתיחתה של תיבת הדו-שיח "מצא והחלפה", תוכלו להזין את הטקסט שברצונכם לחפש, את הטקסט שברצונך להחליפו.
לאחר שווידאתם שהמידע שציינת בתיבת הדוח שיח הוא נכון, יש ללחוץ על האפשרות "החלף הכל" שתחליף בצורה אוטומטית את כל המידע הישן במידע החדש.
מתי משתמשים באפשרות חיפוש והחלפה במסמך?
על המשתמש להשתמש בתכונת החיפוש והחלפה ב-Word כאשר הוא צריך למצוא ולהחליף במהירות מילים או ביטויים ספציפיים המופיעים במסמך. תכונה זו יכולה לחסוך זמן ולהגביר את היעילות על ידי ביטול הצורך בחיפוש והחלפה ידנית של כל מילה או ביטוי שאינו רלוונטי למסמך החדש.
לרוב משתמשים באופציה זו כאשר המשתמש מסתייע בתבנית ספציפית המתאימה למספר שימושים, לדוגמה: הצעת מחיר שבה כל המידע זהה חוץ משם החברה ומהעלויות המופיעות בה. במקרה כזה, שהצעת המחיר ארוכה וכוללת מספר עמודים, ניתן לבצע חיפוש והחלפה מהיר שישפר לכם את העבודה ויקצר לכם את תהליך הכנת הצעת המחיר ושליחתה ללקוח.
