מדריך מקוצר להנגשת מסמכים

איך מנגישים מסמכים?

כל מסמך מודפס או מסמך המפורסם באינטרנט חייב להיות נגיש בהתאם לתקנות הנגישות.

בשל בקשות רבות מלקוחות ומכרים ששאלו אותי כיצד מנגישים מסמך החלטתי להכין לכם מדריך מקוצר שיאפשר לכם לדעת מהו מסמך נגיש, כיצד מנגישים מסמכים ומהם הדגשים שצריך לבצע בעת הנגשת מסמך.

בעלי עסקים, מעוניינים בהדרכה מסודרת לגבי הנגשת מסמכים?
למידע נוסף כנסו: קביעת הדרכה להנגשת מסמכים ותוכן

מעוניינים לקבל את המדריך בקובץ נגיש ישירות אליכם למייל? השאירו פרטים ואני אשלח לכם

למי המדריך מתאים?

המדריך המקוצר מתאים לאנשי תוכן, אנשי קידום אתרים, מנהלי אתרים, בעלי עסקים או כל אחד המתעסק עם יצירת מסמכים ותכנים אינטרנטיים.
זכרו: ברגע שאתם מנגישים את התוכן שלכם אתם נהנים מחשיפה רחבה יותר לקהל חדש שעד היום לא נחשף אליכם.
תוכן נגיש הוא טוב מקודם ואיכותי יותר!

אלי למבז - יועץ נגישות לאתר אינטרנט

אלי למבז

יועץ נגישות לאתרי אינטרנט

השתמש בכותרות ממוקדות לתחום ולנושא המדובר

יש להשתמש במבנה כותרת המתאים באופן מדויק לתוכן המסמך שלך. משמעות הדבר היא שיש לבצע שימוש בכותרות באופן היררכי בתאם לתוכן ולפסקאות המופיעות במסמך.

יש לציין כותרות לפי הסדר הבא:

  • כותרת 1 – מופיעה פעם אחת במסמך. היא הכותרת הראשית והחשובה ביותר. הפוקוס הראשון שמתקבל הינו לכותרת זו וכך הקורא יכול לדעת במדויק על מה מדובר במסמך ומהם הדברים המופיעים בו.
  • כותרת 2 – כותרת משנית, לרוב משמשת ככותרת מעל פסקה חשובה שבא נציין את המידע המופיע באותה פסקה.
  • כותרת 3 ואילך –אלה כותרת הנמצאת בתוך הפסקה ובא לעשות סדר בתוכן שמופיע בתוך הפסקה עצמה, כלומר במידה ואנו מעוניינים לחלק את התוכן בפסקה לנושאים ספציפיים וממוקדים.

שימוש נכון בכותרת בהתאם להנחיות מאפשר לקוראי המסך ולתוכנות השונות המשמשות לניווט במקלדת לנווט בצורה מלאה ותקינה במסמך בהתאם לבקשת הקורא.

נושא זה הוא הכרחי לכל מסמך לצורך שיפור חווית הקורא והתאמת המסמך לאנשים עם מוגבלות המשתמשים בטכנולוגיית עזר לצפייה וקריאת מסמכים.

בוורד ניתן לבחור את הכותרת המתאימה תחת הנושא 'סגנונות' הנמצא מעלה מצד שמאל בכרטיסיית הבית. לאחר הדגשת הטקסט בו תרצו להשתמש ככותרת, בחרו את הסגנון הרצוי בסרגל הכלים. הכותרת תשתנה אוטומטית בהתאם להגדרתכם.

כתוב בשפה פשוטה וברורה עם סימני פיסוק מתאימים

שימוש בשפה ברורה ופשוטה הינו חלק חשוב ובלתי נפרד בכל הכנת מסמך. כתיבה בשפה ברורה תאפשר לכם לתקשר ביעילות ובמהירות ולאפשר לקורא להנות מתוכן ממוקד בהתאם לצרכיו.

שימוש בשפה פשוטה מאפשרת תקשורת מלאה לכותב עם הקורא. קורא המסמך יכול להבין בפעם הראשונה שהם שומעים או קוראים את המסמך. במצב זה הקורא נהנה לקרוא את המסמך והסיכוי שהוא ישתמש במסמך או ירכוש את שירותכם הוא גבוה יותר.

מספר דגשים לכתיבה נכונה ומותאמת לצורך יצירת מסמכים נגישים:

  • השתמשו במשפטים קצרים וממוקדים. אורך משפט ממוצע הוא עד 25 מילים.
  • במידה ויש צורך הכרחי ביצירת משפטים ארוכים יותר אל תציגו יותר משלושה פרטי מידע חשובים באותו המשפט.
  • השתמשו בפעלים פעילים ולא בפעלים פסיביים. לדוגמה, "אנו נתאם לך ביקור אצלך בבית" (פועל פעיל), ולא "לחץ כאן לצורך תיאום ביקור אצלך בבית" (פועל פסיבי)
  • הימנעות משימוש בראשי תיבות, קיצורים, סלנג וכדומה.
  • הימנעות משימוש בטבלאות, עוגות ותרשימים.

במסגרת המסמך הנגיש נסו גם להשתמש בתוכן ויזואלי או תמונה מתאימה

בכל תוכן חשוב שניתן להוסיף לו תרשים ויזואלי, תמונה או הסבר מצויר עשו זאת. ישנם אנשים המעדיפים לראות תרשימים מסודרים והעניין הוויזואלי הופך להם את התוכן לנגיש יותר.

עם זאת, יש לשקול בזהירות את מיקום התמונות בעמוד. תמונות המוצבות בצורה אקראית יכולות להפריע לרצף הטקסט ולהקשות עוד יותר על מעקב הקורא וקריאת הטקסט במסמך. כותבי התוכן וממגישי המסמך צריכים להימנע מהתאמת טקסט סביב התמונות. במקום זאת, יש לשקול להציב תמונות בסוף הפסקאות  הרלוונטיות ולאפשר רווח מספיק בין הטקסט לתמונה.

חשוב לזכור כי לא כל מי שיקרא את המסמך שלך יוכל לראות אותו. אם אותו מסמך נגיש יפורסם באינטרנט, יש לשקול להוסיף לאותן תמונות 'טקסט חלופי' . הוספת טקסט חלופי מתבצע באמצעות האפשרות 'עיצוב תמונה' בעת הכנת המסמך באמצעות הוורד.  לאחר הוספת טקסט חלופי לתמונה מכן קוראי המסכים יעברו על התמונה ויקראו עבור המשתמש את התוכן החלופי וכך יאפשרו לו להבין מה נמצא בתמונה בצורה ברורה ופשוטה.

חשוב לציין כי שימוש במצגת או תמונה מתאימה אינו מחליף את התוכן עצמו אלא רק משמש כתוספת לתוכן הקיים.

הגדרת הסוג וגודל הפונט למסמך נגיש

בחירת פונט מתאים למסמך נגיש

אין כללים ברורים ומדויקים לגבי הגופנים הנגישים והמתאמים ביותר לשימוש במסמכים נגישים.
לגבי מסמכים מודפסים ישנם ארגונים רבים הממליצים להשתמש בגופן כמו אריאל, דויד או ורדנה. סוגים אלה של גופנים ממשפחת sans-serif משמשים בדרך כלל גם כפונטים עיקריים באתרי אינטרנט נגישים. יש להימנע ככל הניתן מגופנים קלים או דקים. אנשים הסובלים מלקות ראייה לא יצליחו לקרוא תוכן המורכב מפונטים דקים או צמודים, התוכן יראה כמרוח ובלתי ניתן לקריאה.

בחירת גודל פונט מתאים למסמך נגיש

פונט בגודל 12 ומעלה יתאים לרוב המשתמשים. עם זאת, כדאי להתאים את המסמך בצורה הנגישה ביותר מומלץ להכין גם גרסאות גדולות ונגישות יותר שיהיו זמינות לפי בקשת המשתמש.

יצירת שני סוגי מסמכים בגדלים שונים יאפשרו לגולש לבחור את המסמך המתאים לו יותר.

חשוב להוסיף כי טקסט גדול יותר מתאים גם לאנשים החובשים משקפיים ולאנשים מבוגרים ולא רק לאנשים עם לקות ראייה חמורה.

 

מספר דגשים חשובים שיש לקחת בחשבון בעת הפקת תוכן נגיש במסמך שלכם:

  • אל תשתמשו באותו גודל פונט בכל המסמך. הקפידו על כותרות בפונט גדול יותר מאשר התוכן עצמו.
  • ניגודיות גבוהה הופכת את המסמכים לקריאים יותר – ניגודיות של צבעי הטקסט לרקע יכולים להועיל במיוחד לקריאה והבנת המסמך. לדוגמה: תוכן צהוב ורקע שחור.
  • המסמך הנגיש צריך להיות מרווח ולא צפוף. טקסט צפוף אינו נוח לקריאה ומקשה לקורא להבין את התוכן ולהתמצא במסמך שלכם. מסמך עם תוכן צפוף אינו מסמך נגיש!
  • לצורך הדגשת טקסט נסו להגדיל את התוכן ולהשתמש בפונקציית BOLD. קו תחתון או טקסט נטוי אינו מדגיש את התוכן בצורה ברורה וכך אתם מאבדים את חשיבות התוכן הקיים.
  • קל יותר לקרוא מספרים מאחד עד תשע שהם נכתבים כמילים, נסו להשתמש במילים ולא בספרות.
  • הצמידו את התוכן מימין לשמאל שהתוכנה להקראת מסך תתחיל מהמקום הנכון ותאפשר לקורא להתמצא במרחבי המסמך הנגיש.

שימוש בטבלאות במסגרת מסמך נגיש

לרוב השימוש בטבלאות אינו מומלץ אם תוכן המסמך מחייב אתכם להשתמש בטבלאות הן צריכות להיות בעלות מבנה פשוט ולתת מידע קצר וממוקד כותרות העמודות. כדי לאפשר לקורא המסך לקרוא טוב יותר את המסמך הטבלאות לא צריכות להכיל תאים מפוצלים או ממוזגים, שורות או עמודות ריקות.

שימוש ברשימות ממוספרות או תבליטים

שימוש ברשימות ממוספרות או עם תבליטים במסמכים יכולה להיות דרך שימושית מאוד לפירוק מידע מורכב מסובך ובמקביל להקל על תהליך הקריאה והמעקב אחרי המידע במסמך הנגיש.

עבור אנשים המשתמשים בקוראי מסך, הרשימה עצמה יכולה להעביר מידע מקיף הכולל:

  • כותרת ממוקדת של אותו התוכן המופיע ברשימה
  • מספר הסעיפים הקיימים באותה הרשימה
  • באיזה סעיף ברשימה הקורא נמצא ברגע נתון

כדי שתוכנת קריאת המסך תדע לקרוא את הרשימה, על יוצר המסמך להגדיר את הרשימה באמצעות עיצוב מובנה הקיים בתוך תוכנת הוורד.

שימוש בקישורים בתוך המסמך הנגיש

למסמכים שאליהם ניתן לגשת באמצעות רשת האינטרנט, קישורים המופיעים בתוכן המסמך יכולים לשפר יכולת השימוש של הקורא במסמך ולאפשר לקורא לעבור לעמוד אחר אשר כולל מידע מפורט יותר שמעניין אותו.

הוספת הקישור בתוכנת הוורד היא קלה במיוחד. בחר את התוכן במסמך שאותו אתה רוצה לקשר, לחיצה ימנית עליו ובחר 'קישור'.  הכנס את הקישור בתוך הכתובת המיועדת. בצד שמאל למעלה בתיבת הקישור ישנו כפתור הנקרא: תיאור מסמך. לאחר לחיצה על הכפתור הכנס מידע חשוב אודות הקישור כדי להסביר לקורא המסך את תוכן הקישור ומטרותיו. לדוגמה: הנגשת אתרים

השתמש בכלי המובנה שבודק שאכן המסמך נגיש לאנשים עם מוגבלות

אתה יכול לבדוק אם המסמך שלכם נגיש באמצעות הבודק המובנה שקיים בוורד. תחת 'סקירה' בתפריט הראשי, לחץ על כפתור 'בדוק נגישות'. בודק זה ידגיש את כל בעיות הנגישות הקיימות במסמך שלך, יתאר מדוע עליך לתקן אותן ולתת לך הנחיות כיצד לעשות זאת.