fbpx

תפריט

מדריך להנגשת קבצי אקסל

טוב, לאחר המון בקשות מלקוחות שלנו, החלטתי להכין את המדריך המקוצר הייחודי הבא שיכלול את הנושאים העיקריים שיש ליישם בעת הכנת או הנגשת קובץ אקסל לאנשים עם מוגבלות.

חשוב לציין כי במדריך זה ישנן רק את הסוגיות העיקריות בעת הנגשת קובץ אקסל ולכן אני ממליץ לכם לפנות אליי ולתאם הדרכה מקוונת מקיפה הכוללת התנסות מעשית ביצירת קובץ אקסל נגיש, גם אם הוא מכיל מידע רב בצורה מורכבת במיוחד.

מעוניינים לקבל את המדריך בקובץ נגיש ישירות אליכם למייל? השאירו פרטים ואני אשלח לכם

תוכן עניינים של המדריך להנגשת קבצי אקסל

לחץ על הנושא הרלוונטי לצורך צפייה בו

הוספת טקסט אלטרנטיבי (חלופי) לכל התרשימים והגרפים הקיימים בקובץ אקסל

כל אלמנט עיצובי כגון תמונה, גרף, תרשים זרימה וכדומה חייב לכלול טקסט אלטרנטיבי מפורט המסביר את מטרתו. הטקסט האלטרנטיבי חייב להיות רשום בצורה ברורה ומובנת ככה שאדם עם מוגבלות בראיה יוכל להבין מהו מטרת האלמנט ולדעת האם ברצונו "להתעכב" על המידע הרשום בו.

משתמש עם מוגבלות חמורה בראיה או עיוורון ישתמש בתוכנה להקראת מסך המאפשרת לו להבין מהו המידע המופיע בפניו במסך ולהעביר לו אותו בצורה קולית, כלומר התוכנה להקראת מסך ממש מקריאה לו את המידע ככה שהוא יכול להבין מה המידע או השירות שאליו הוא נחשף.

ברגע שאנחנו מוסיפים טקסט אלטרנטיבי או בשמות העברי טקסט חלופי, אנו מוודאים כי משתמש עם מוגבלות המסתייע בקורא מסך יכול להיחשף למידע שאותו אנו מפרסמים במסגרת אותו תרשים.

כדי להוסיף טקסט אלטרנטיבי לרכיב או אלמנט גרפי, יש ללחוץ עם הלחצן הימיני של העכבר על האלמנט הדרוש ובוחרים באפשרות עריכת טקסט חלופי. בעת בחירת האפשרות מהתפריט, יפתח חלון צדדי שבו נוכל להזין את התיאור / הטקסט האלטרנטיבי המתאים ביותר לאותו אלמנט.

יש להדגיש שבמידה ובאותו אלמנט או תמונה ישנו מידע המוטמע עליו, יש להעתיק את כל המידע ולסדר בצורה ברורה ככה שהוא יהיה נגיש לקורא מסך. המידע בטקסט החלופי חייב להופיע בצורה זהה לגמרי למידע המוטמע בתמונה.

ברגע שאנו מזינים את המידע הרלוונטי בטקסט האלטרנטיבי אנו מנגישים את התוכן של אותו רכיב לאנשים המסתייעים באמצעות תוכנה להקראת מסך.

בעת לחיצה על X שסוגר את החלון הנפתח שבו אנו מזינים את הטקסט, המידע נשמר בצורה אוטומטית.

צילום מסך להמחשה

תמונה המציגה כיצד להוסיף טקסט אלטרנטיבי לתמונה או גרף בקובץ אקסל

הגדרת טבלה המכילה כותרות לעמודות

כדי שהמשתמש עם מוגבלות יוכל להבין כי מדובר בטבלה המכילה כותרות לעמודות, יש לוודא כי הטבלה בנויה בצורה נכונה וכי כותרות הטבלה אכן מוגדרות בהתאם.

לצורך כך, יש לסמן את הטבלה שאותה אנו רוצים לבדוק, ללחוץ בסרגל העליון על אפשרות הוספה ואז ללחוץ על האפשרות "טבלה". בעת לחיצה נפתח לנו חלון קטן הכולל את מיקום התאים ואפשרות בחירה מתחת לכך.

האפשרות שאנו צריכים לוודא שאכן היא מסומנת היא " לטבלה שלי יש כותרות".

במידה והטבלה הוגדרה מראש בצורה תקינה, האפשרות תהיה מסומנת.

צילום מסך להמחשה

יצירת קישור נגיש במסגרת קובץ אקסל

כל קישור שאנו מוסיפים במסגרת מסמך או קובץ אקסל חייב לכלול תיאור ברור של היעד, כלומר המשתמש לוחץ עליו הוא חייב לדעת לאיזה עמוד או אתר הוא יגיע.

ישנם מקרים רבים שאנשים משתמשים בצד המילים : "לחץ כאן" , לפרטים נוספים" , מעבר לכתבה", "להורדה" וכן הלאה, כל הקישורים הללו אינם תקינים בגלל שהמשתמש לא באמת יכול לדעת לאיזו כתבה או לאיזה עמוד הוא עובר בעת לחיצה מכיוון שהמידע הכתוב בקישור עצמו הוא מאוד כללי ולא ממוקד.

ראשית אסביר כיצד להגדיר קישור נגיש במסגרת קובץ אקסל:

  1. עמוד על התא שבו ברצונך להוסיף את הקישור.
  2. לחץ כפתור ימיני ובחר באפשרות האחרונה בתפריט שהיא "קישור"
  3. בשדה קלט העליון יש להזין בפירוט את מטרת הקישור.

בשדה כתובת יש להזין או להעתיק את הקישור שאליו אנו רוצים לפנות

צילום מסך להמחשה

יצירת קישור נגיש במסגרת טבלה או קובץ אקסל

במידה ואנחנו לא מעוניינים או לא יכולים לרשום פירוט ארוך במסגרת הקישור, ניתן להגדיר תיאור מסך מפורט המסביר למשתמש המסתייע בתוכנה להקראת מסך, לאן הוא מגיע בעת לחיצה על הקישור.

הגדרת תיאור המסך מתבצעת באותו חלון של הקישור המופיע מעלה, יש ללחוץ על הכפתור "תיאור מסך" ולהזין את מטרת הקישור בצורה מפורטת. חשוב להסביר כי בעת שאנו מנגישים את הקישור באמצעות "טקסט תיאור מסך" המידע קיים שם רק לאנשים המשתמשים בתוכנה להקראת מסך.

צילום מסך להמחשה

הוספת תיאור מסך במסגרת תמונה או רכיב בקובץ אקסל

מתן שם ייחודי לכל גיליון בקובץ האקסל

בעת ההתייחסות שלי במדריך להנגשת קובץ אקסל, יש לשים לב בעיקר לגיליונות אקסל גדולים המכילים נושאים או מידע רב לרוב משתמשים במספר גיליונות. בעת שמוסיפים גיליון עם מידע או נתונים אחרים, יש לתת לגיליון שם מפורט וברור שיתאים בדיוק למידע המופיע בו. השם של הגיליון צריך להיות ייחודי ושונה ככל שניתן משאר הגיליונות

משתמשים רבים אינם מבינים את החשיבות בהוספת שם ברור לגיליון אלא אם הם משתמשים בתוכנה להקראת מסך שאמורה להעביר את המסר בצורה טובה ביותר כבר מהגעה הראשונית לגיליון. חשבו כמה זה עלול להקשות על אדם עיוור המשתמש בתוכנה להקראת מסך להיכנס לגיליון שאינו יודע מה מטרתו או לאיזה מידע הוא ייחשף בו.

צילום מסך להמחשה

הפעלת בודק הנגישות בקובץ אקסל

ביצוע בדיקת נגישות בקובץ אקסל

בתוכנת האקסל ישנו כלי ייעודי המאפשר בדיקת נגישות למבנה הקובץ. "בודק הנגישות" עובר על כל המבנה של הקובץ, על התמונות, הגרפים וכן הלאה ומציג פלט המציג האם התקיימו שגיאות כלשהן. במידה ובבדיקת הנגישות של הקובץ אקסל התגלו שגיאות או ליקויים כלשהם, אותן שגיאות יוצאו בחלון נפתח בצד המסמך. במסגרת חלון זה יופיעו כל השגיאות שנמצאו ויוצגו הרכיבים שבהם חלה השגיאה.

בעת לחיצה על השגיאה שהתקבלה הפוקוס יעבור ישירות לאותו אלמנט במסגרת הקובץ אקסל ויאפשר לנו לתקן את אותה שגיאה.

שימו לב – במידה ו"בודק נגישות" אינו ניתן לשימוש/אינו פעיל יתכן כי הקובץ שלכם אינו מאפשר הפעלה שלו (לרוב זה קורה במקרים שישנם קבצים בתבנית ישנה, xlsx או csv) ולכן יש לוודא כי ששמרתם את הקובץ עם הסיומת החדשה והאחרונה xlsx.

כיצד מפעילים את "בודק הנגישות" במסמך אקסל?

יש ללחוץ בסרגל העליון על האפשרות ולאחר מכן על האייקון בדוק הנגישות (אייקון הנגישות מופיע במיקום הרביעי מימין).

צילום מסך להמחשה

הפעלת בודק הנגישות בקובץ אקסל

לאחר מכן יתבצע בדיקה אוטומטית של המסמך ויפתח חלון חדש המכיל את ממצאי הבדיקה. בצילום מסך הבא ניתן לראות שגיאה המציגה כי חסר טקסט אלטרנטיבי לתרשים המוצג בקובץ האקסל.

בחלקו התחתון של החלון הנפתח ישנו מידע נוסף המסביר מדוע יש לתקן את אותה שגיאת נגישות וכיצד יש לעשות זאת.

צילום מסך להמחשה

תוצאות הבודק הנגישות בקובץ אקסל

דגשים חשובים שאין ליישם במסגרת קובץ אקסל נגיש

אל תשתמשו בתאים, עמודות או שורות שהן ריקות

בעת שמשתמש עם מוגבלות מנווט בטבלה שלכם באמצעות המקלדת תוך כדי שימוש בקורא מסך הוא עלול להגיע לתאים או שורות ריקות ולא להבין מה המטרה של אותו תא, כלומר הוא ישמע שמדובר בתא ריק ולא יבין מה עליו לעשות הלאה. שימוש בתאים ריקים הינו נפוץ בקרב קבצי אקסל שאינם נגישים, לדוגמה קבצים המכילים נתונים כספיים. במקרה שאין מידע מסוים המתאים לאותו תא יש לרשום בצורה ברורה כי לא קיים מידע ולא להשאיר את התא ריק.

אל תשתמשו במיזוג תאים

ישנם מקרים רבים שיוצרים קבצי אקסל ממזגים את התאים העליונים הטבלה בכדי להכניס כותרת או מידע שיופיע לאורך כל הטבלה. בעת יצירת תאים ממוזגים או מפוצלים את מקשים על המשתמש להבין מה מטרת התא והתוכנה להקראת מסך מציגה לו מידע מבולבל המקשה עליו לנווט במסגרת הטבלה.

אל תשתמשו בהרבה צבעים שעלולים לפגוע ביכולת הבנת המידע.

חברות רבות מציגות את המידע של החברה או האירוע שהם ביצעו במסגרת מסמך או קובץ אקסל. בכדי להפוך את המידע שיהיה יפה יותר הם משתמשים בצבעים רבים שעלולים לפגוע ביכולת התפיסה של המשתמש להבין מהו המידע הכתוב בקובץ.

מעבר לחוסר הנוחות בהבנת המידע, ישנו גם קריטריון ברור המחייב את יוצר הקובץ לעמוד ביחס קונטרסט תקין בין צבע הטקסט לצבע הרקע.

מעוניינים בהדרכה מקצועית להנגשת קובץ אקסל? השאירו פרטים ואנו נחזור אליכם בהקדם