שימוש בשפה ברורה וקלה ככל שניתן

אחד הנושאים החשובים שיש לשים להם דגש רב בעת כתיבת מסמך הוא השימוש בשפה ברורה וקלה. שימוש בקיצורים, "סלנג" או מונחים שאינם מוכרים עלולים לגרום לקשיים רבים בעת קריאת המסמך ושמיעתו במסגרת השימוש בקורא מסך.

השתדלו להשתמש בשפה הכוללת מונחים פשוטים וברורים שכל אדם המסתייע באמצעות טכנולוגיות מסייעות יוכל להבין מה כתוב בקובץ.

השתמשו בתבנית מסמך פשוטה ובהתאם למטרת המסמך

אחד הדברים שחוזרים על עצמם בצורה ניכרת הוא השימוש בטבלה במסגרת מסמך שאין צורך בכך. לשימוש בטבלה במסגרת מסמך יש שתי מטרות עיקריות.

1. שימוש בטבלה לצורך מתן מידע השוואתי. לדוגמה השוואת רווחים בין שנה לשנה.
2. הצגת רכיבים או שירותים מסויימים בצורה מרוכזת הרלוונטית למשתמש. לדוגמה טבלת חוגים.

אין לכם צורך בשימוש בטבלה? אל תשתמשו בה. תרשמו את התוכן בצורה מסודרת ותכללו כותרות רלוונטיות בסדר היררכי מתאים. קובץ המסודר בפסקאות ובכותרות מתאימות הרבה יותר קריא ונגיש מאשר קובץ שבנוי על בסיס טבלה. שימוש בטבלה במסגרת מבנה האתר לרוב נגרמת עקב סיבה עיצובית ולא באמת כי ישנו צורך כזה.

תבנית המסמך או קובץ ה-PDF כוללת שלושה חלקים מרכזיים:

• חלק עליון.
• חלק מרכזי.
• חלק תחתון.

החלק העליון והחלק התחתון במסמך לרוב מצויים בהם מידע שחוזר על עצמו כמו למשל כתובת העסק, אתר האינטרנט, אמצעים ליצירת קשר ועוד ולכן ישנה חשיבות רבה להציג למשתמש אותם בצורה ברורה שאינה חוזרת על עצמה בכל דף. חשבו על זה כמה זה יכול להיות ארוך ומייגע למשתמש המסתייע באמצעות קורא מסך בעת קריאת מסמך ה-PDF שברשותו.

החלק המרכזי הוא החלק שלרוב משתנה מבחינת התוכן שבו. כלומר, החלק המרכזי של העמוד הוא לב ליבו של המסמך ולכן ישנה חשיבות רבה שהמידע שיהיה כתוב בו יהיה ייחודי, ברור והכי חשוב נגיש למשתמש המסתייע באמצעות טכנולוגיות מסייעות.

יצירת גודל טקסט מתאים בהתאם למידע הכתוב במסמך

לצורך הבנת נושא זה, נחלק את התוכן המופיע במסמך או בקובץ PDF לשני רכיבים עיקריים:

1. כותרות.
2. תוכן.

ראשית, חשוב להדגיש כי השימוש בכותרות במסגרת המסמך הינו הכרחי וחשוב גם מבחינת נראות המסמך וגם מבחינת נגישות המסמך.

השימוש בכותרות מאפשר למשתמש להבין יותר לעומק באיזו פיסקה הוא נמצא ומה המידע הבא שהוא הולך להיחשף אליו. חוץ מהבנת המידע הכתוב במסמך לכותרות יש גם חשיבות רבה בסידור מבנה העמוד כדי שיהיה נוח יותר לקריאה.

שמתם לב שליד כל כותרת יש רמה, לדוגמה כותרת H1,כותרת H2  וכן הלאה. השימוש ברמה הכותרת או יותר נכון בתיוג הכותרת מתאים רלוונטי בהתאם למיקום הכותרת בעמוד ולמידע הכתוב בה. מטרת המספר הצמוד לאות H הוא להסביר למשתמש באיזו כותרת הוא נמצא והאם הכותרת היא הכותרת העליונה והמרכזית במסמך או שאולי היא מגיעה לאחר כותרת אחרת.

הכותרת H1 לדוגמה, היא הכותרת המרכזית אשר מופיעה רק פעם אחת במסמך ומכך אתם מבינים שהיא אמורה להיות הגדולה ביותר מבין הכותרות ומבין התוכן המרכזי. כותרת H2 מגיעה אחריה והיא צריכה להיות יותר קטנה מכותרת H1  וכן הלאה.

התוכן לרוב הוא הטקסט הקטן ביותר מכל הכותרות המופיעות במסמך.

שימוש בטקסט אלטרנטיבי במסגרת תמונות או מידע ויזואלי

הנושא הבא מתייחס רק למסמכים שיש בהם תמונה, גרף או כל אלמנט ויזואלי אחר.

כל תמונה או מידע ויזואלי הקיים במסמך חייב לקבל התייחסות מבחינת טקסט האלטרנטיבי הקיים בו. את נושא התמונות במסגרת מסמכים אחלק לשלושה סוגים עיקריים:

1. תמונה שמטרת דקורטיבית בלבד.
2. תמונה הכוללת מסר למשתמש.
3. תמונה המהווה קישור.

ראשית יש לבחון מהי התמונה הקיימת במסמך ולאיזה סוג מהתמונות היא שייכת. לאחר ששייכנו את התמונה לסוג המתאים נתייחס בהתאם במסגרת הטקסט האלטרנטיבי. לדוגמה תמונה שמטרתה דקורטיבית בלבד נסמן במסגרת הוורד כי מדובר בתמונה דקורטיבית בלבד. במידה ואי אפשרות כזו הקיימת בוורד יש להכניס טקסט אלטרנטיבי ריק בצורה הבאה = "". מכך ניתן להסיק שתמונה הכוללת מסר או מידע חשוב למשתמש חייבת לכלול טקסט אלטרנטיבי מפורט הכולל את המידע הכתוב בתמונה או המסר שאותה תמונה אמורה להעביר למשתמש.

בהדרכות שאני מבצע ישנם רבות המתייחסות לעולמות הנגישות מסמכים והנגשת קבצי PDF אך השאלה המרכזית שחוזרת על עצמה בנושא התמונות: איך אני יכול לדעת מהי ההתייחסות הנדרשת בתמונה ספציפית הקיימת במסמך? המבחן שאני מציע להם לבצע הוא פשוט מאוד וזה הולך ככה.

חשבו שאדם עיוור לא מצליח לקרוא את התמונה ( אפילו מחקו אותה לגמרי מהמסמך)  האם נמנע ממכם להבין משהו במסגרת העמוד? האם המידע שקיבלתם הוא חלקי ללא התמונה? במידה והתשובה הי כן אתם מבינים שמדובר בתמונה שחייבת לכלול חלופה טקסטואלית מתאימה וברורה במסגרת הקובץ או במסגרת תהליך הנגשת המסמך.

קובץ PDF שאינו נשמר בצורה נגישה, האם ניתן להנגיש אותו?

קבצי PDF ניתנים להנגשה גם במידה ואם לא נשמרו בתצורה נגישה. נושא נגישות המסמכים דורש מיומנות רבה ותיוג מתאים של כל הרכיבים והחלקים בעמוד ולכן נושא זה דורש זמן וכרוך בעלויות גבוהות.

האם קיים מנגנון אוטומטי לנגישות מסמכים?

במועד כתיבת מאמר זה לא קיים מנגנון אוטומטי שיכול לעשות זאת בצורה מלאה ובהתאם לדרישות התקן. המנגנונים האוטומטיים שבחנתי עד כה אינם מסוגלים להנגיש מסמך בצורה מלאה מהסיבה שנדרשת הבנה של המידע הכתוב במסמך. כלי אוטומטי אינו יכול להבין מה כתוב בכל חלקי המסמך ואינו יכול לתייג בהתאם למטרת התוכן ולמיקומו בעמוד.

לדוגמה מסמך המכיל גרף מורכב המכיל מספר עמודות, לא הגיוני שכלי אוטומטי ידע לקרוא את המידע ולתרגם אותו בצורה מלאה לטקסט החלופי הרלוונטי לאותו הגרף, כלומר החשיבה והטיפול בכל גרף חייב להתבצע בצורה מלאה וידנית שהאדם שמנגיש את המסמך מבין את הגרף ומתרגם את כל המידע בו למילים.

זכרו – כל מסמך שעובר תהליך הנגשה אוטומטי חייב לעבור בדיקה ואישור של יועץ נגישות מומחה בתחום הנגישות מסמכים. היועץ עובר על המסמך, מוודא כי כל המידע בו מתויג בצורה תקינה וכי כל התמונות והגרפים הקיימים במסגרת המסמך בעלי טקסט אלטרנטיבי מתאים וברור לאנשים המסתייעים באמצעות קורא מסך.

האם אתם מציעים שירות בנושא נגישות מסמכים וקבצי PDF?

אני והצוות שלי מומחים בכל עולמות הנגישות בדיגיטל. כחלק משירותנו אנו מציעים הנגשה ידנית של מסמכים מכל הסוגים שבסוף התהליך הלקוח מקבל קובץ נגיש הכולל אייקון מתאים המצהיר כי המסמך עבר תהליך הנגשה.

יש לכם שאלות בנושא נגישות מסמכים וקבצי PDF? מוזמנים להשאיר את הפרטים שלכם בטופס המצורף ואנו נדאג לחזור אליכם בשעות הקרובות.