שני סוגי הקבצים הנפוצים ביותר של מסמכים דיגיטליים המפורסמים דרך אתרי האינטרנט הם PDF ו-DOCX (קבצים שנשמרו בתוכנת Word). לכל סוג קובץ ישנם יתרונות וחסרונות מבחינת הנגשה שלהם והתאמתם לדרישות התקן הישראלי.
הבנת ההבדל ביניהם חיוני לצורך בחירת הסוג המתאים ביותר לצרכי הארגון, לצרכים שלכם וכמובן ליכולת של מנהל התוכן בהנגשתם.
להלן ההבדלים העיקריים בין שני סוגי הקבצים:
- PDF (Portable Document Format): קובץ בפורמט PDF מבוסס מידע המוטמע בתוך המסמך, כלומר המידע עצמו לא ניתן לעריכה באמצעות הכלים הרגילים והמוכרים ביותר. כתוצאה מכך, קשה יותר לערוך את המידע שבקובץ, לשנות אותו או להוסיף מידע חדש. ניתן לשנות קבצי PDF רק בעת שימוש בתוכנות מסוימות הדורשות מיומנות גבוהה יותר.
- DOCX (Word Document): קובץ מסוג DOCX הניתן לעריכה בקלות ע"י תוכנת ה-WORD.
ההבדל בין הנגשת קובץ PDF להנגשת קובץ Word
- הנגשת תוכן בקובץ PDF: הנגשת טקסט בקובץ PDF הינה מורכבת יותר ודורשת מיומנות גבוהה תוך כדי שימוש בכלים מיוחדים. לדוגמה, בעת שאתם מנגישים קובץ PDF ייתכן מצב שיהיה צורך להוסיף טקסט חלופי לתמונות מורכבות (כגון גרפים, תרשימים, עמודים סרוקים ועוד), לתייג את המידע המופיע במסמך ולספק יכולת ניווט נגישה למשתמשים עם מוגבלות המנווטים באמצעות המקלדת.
- הנגשת תוכן בקובץ DOCX: קל יותר להנגיש טקסט בקבצי DOCX באמצעות תוכנות המאפשרות הזנת תכנים כמו Word. ניתן להוסיף בקלות טקסט חלופי, לתייג את מבנה המסמך, להשתמש בכותרות מתאימות, ולשמור על ניגודיות צבעים תקינה ועוד.
בחירת סוג הקובץ המתאים ביותר עבורכם
- PDF: מתאים למסמכים סופיים שאינם ניתנים לעריכה, כגון דוחות כספיים, חוזים משפטיים או פרסומים לאירועים.
- DOCX: מתאים למסמכים דינמיים שצריכים לעבור עריכה, כגון מסמכי בעבודה שוטפת, מצגות או מאמרים מקצועיים.
טיפים כלליים להנגשת מסמכים:
- תכננו מראש: חשוב לקחת בחשבון את הנגישות כבר בשלב כתיבת המסמך.
- השתמשו בתוכנות המתאימות לצרכים שלכם: קיימים תוכנות רבות שיכולות לסייע לכם בהנגשת מסמכים, כגון תוכנת Word עם תכונות נגישות מובנות, כלי בדיקת נגישות וכלים להוספת טקסט חלופי.
- בדקו את המסמך: חשוב לבדוק את המסמך לאחר הנגשתו על מנת לוודא שהוא נגיש בצורה מלאה לכלל המשתמשים.
- התייעצו עם מומחה: במקרים מורכבים, מומלץ להתייעץ עם יעוץ נגישות מומחה לנגישות דיגיטלית לקבלת הדרכה ספציפית לסוג המסמך שברשותכם.
הבדלים בנראות המסמך לאחר ההנגשה:
יתרון משמעותי של מסמכי PDF הוא שהם שומרים על הנראות המקורית שלהם לאורך כל תהליך ההנגשה. משמעות הדבר היא שהמסמך ייראה זהה עבור משתמשים ללא מוגבלות ומשתמשים עם מוגבלות, ללא שינויים לא רצויים בעיצוב, בנראות או ביכולת הבנת המידע.
לעומת זאת, בהנגשת מסמכי Word, ייתכנו שינויים בנראות כתוצאה מהוספת תגיות נגישות וביצוע התאמות מבניות למידע המופיע במסמך. שינויים אלו נועדו להבטיח שהמסמך יהיה קריא וניתן לשימוש עבור טכנולוגיות מסייעות (כגון תוכנות להקראת מסך), כלומר שעצם העניין שתנגישו את מסמך ה-Word שלכם, ייתכן שתצטרכו לשנות את הנראות שלו לכלל המשתמשים. שימו לב שישנם מצבים שהמסמכים עברו אישורים שונים של מספר גופים (לדוגמה, עורכי דין, רואה חשבון וכו'"), דבר שלא מאפשר לכם לבצע את השינוי במבנה המסמך. בעת שמדובר בקבצים כאלה, עליכם לשמור אותם כ-PDF ולהנגיש אותם בצורה מלאה על ידי חברה להנגשת מסמכים.
לסיכום, הבחירה בין הנגשת קבצי PDF לקבצי DOCX תלויה בצרכי הארגון, במידע המופיע במסמך ובמנהל התוכן שמכין או עורך אותו. אם חשוב לכם לשמור על המראה המקורי של המסמך באופן מוחלט, PDF הוא סוג הקובץ המועדף. לעומת זאת, אם אתם מוכנים לקבל שינויים בנראות של הקובץ תמורת תהליך הנגשה קל ועצמאי, קובץ Word עשוי להיות בחירה מתאימה יותר.
